Nắm bắt được hình ảnh như một hình ảnh của một tổ chức Các quy trình rất quan trọng bởi vì nó cho phép một công ty sẵn sàng lựa chọn dự án và giới thiệu các công cụ DMAIC (Xác định, Đo lường, Phân tích, Cải thiện, Kiểm soát). Nếu được thực hiện chính xác, việc xác định trạng thái hiện tại của công ty quy trình có thể giúp chia nhỏ các khu vực trọng tâm chiến lược thành ý tưởng dự án.
Mục tiêu cần đảm bảo rằng các dự án có giá trị cao, có phạm vi tốt được xác định và liên kết với các mục tiêu chiến lược của công ty. Đây là tầm quan trọng của nhận dạng dự án và lập bản đồ quy trình: Nó cho phép một tổ chức hiểu rõ hơn tất cả các bước, đầu vào và đầu ra quan trọng và dòng sản phẩm và thông tin từ nhà cung cấp đến khách hàng. Được trang bị một sự hiểu biết trực quan chi tiết và được chia sẻ về cách thức thực hiện công việc, tổ chức có thể dễ dàng xác định các ý tưởng dự án để cải thiện.
Phương pháp tiếp cận lập bản đồ quy trình - SIPOC
Mục đích của việc lập bản đồ quy trình hiện tại của tổ chức là định vị tổ chức để nhanh chóng xác định, lập tài liệu, phân tích, ưu tiên và đề xuất các giải pháp và kế hoạch tiếp theo để đưa công ty hướng tới các mục tiêu tập trung vào tài chính và khách hàng. Bất kỳ hoạt động lập bản đồ quy trình đều bắt đầu bằng một đánh giá đơn giản có thể được thực hiện bằng cách phỏng vấn các bên liên quan chính của các quy trình.
Một hoạt động chính cho đánh giá này là nắm bắt các yếu tố quan trọng đến chất lượng (CTQ) của các khách hàng nội bộ. Các quy trình và dịch vụ của khách hàng đối với khách hàng của họ. Điều này đặt nền tảng cho việc thu thập dữ liệu, phát triển các số liệu để đo lường thành công và cuối cùng là xây dựng các bản đồ dòng giá trị.
Nhưng trước khi một công ty có thể tận dụng quy trình DMAIC để xác định và thực hiện các sáng kiến cải tiến quy trình quan trọng - hãy để một mình thực hiện các kỹ thuật đánh giá chi tiết như dòng giá trị - nó cần nắm bắt những điều cơ bản từ các cuộc phỏng vấn và đánh giá ban đầu. Đây là nơi người ta sẽ sử dụng sơ đồ SIPOC; và giai đoạn ban đầu của ánh xạ quy trình này là nền tảng được thúc đẩy trong suốt giai đoạn ban đầu của việc triển khai LEAN. SIPOC là một công cụ ánh xạ quy trình đơn giản được sử dụng để ánh xạ toàn bộ chuỗi sự kiện từ kích hoạt đến phân phối quá trình đích.
SIPOC là từ viết tắt của nhà cung cấp-đầu vào-quá trình-đầu ra-khách hàng. Một sơ đồ SIPOC giúp xác định các đầu ra của quá trình và khách hàng của các đầu ra đó để có thể thu được ý kiến của khách hàng. Khi lập bản đồ SIPOC, người ta có thể chọn phạm vi hoặc phương pháp không liên quan. Phương pháp không liên quan yêu cầu đơn vị kinh doanh nắm bắt tất cả thông tin mà không liên quan trực tiếp đến một quy trình, đầu ra, v.v. tương tự như một brain storming.
Nhà cung cấp: Các nhà cung cấp nội bộ / bên ngoài đáng kể cho quá trình này.
Đầu vào: Đầu vào quan trọng cho quá trình như vật liệu, biểu mẫu, thông tin, v.v.
Quy trình: Một khối đại diện cho toàn bộ quá trình.
Đầu ra: Đầu ra đáng kể cho khách hàng nội bộ / bên ngoài.
Khách hàng: Khách hàng nội bộ / bên ngoài đáng kể cho quá trình.
Một phần sức mạnh của SIPOC là nó rất đơn giản để thực hiện, nhưng nó chứa đầy thông tin cho phép những người tham gia trong một quá trình tìm hiểu cùng nhau và đạt được sự đồng thuận không chỉ về việc trang điểm cho SIPOC, mà cả những bài học học và cơ hội là tốt. Các vị trí trong các quy trình cải tiến tiềm năng có thể được thảo luận và ưu tiên theo cách không đe dọa. Bằng cách để các đơn vị kinh doanh tham gia vào phiên và xếp hạng / ưu tiên các cơ hội cùng nhau, họ có xu hướng rõ ràng hơn và mô tả nhiều hơn trong một khoảng thời gian ngắn hơn. Vì vậy, SIPOC hoạt động như một công cụ năng động để tạo ra cuộc đối thoại và chấp nhận một cách tiếp cận mới để thay đổi, ngoài việc đơn giản là nắm bắt các trạng thái như là trạng thái.
Xây dựng sơ đồ SIPOC
Khi tạo sơ đồ SIPOC, nhóm dự án không nhất thiết phải bắt đầu ngay từ đầu. Nhóm nên có nhiều khả năng bắt đầu ở giữa và đặt câu hỏi về chính quá trình (P). Nhóm có thể dán nhãn cho quy trình với các bản tóm tắt gồm ba đến sáu bước quan trọng nhất. Tiếp theo là ghi lại những gì được giao cho ai (O và C). Nhóm có thể động não và ưu tiên một đến ba khách hàng quan trọng nhất và xác định, ưu tiên và sắp xếp các đầu ra quan trọng nhất cho những khách hàng đó. Sau đó, nhóm có thể xác minh các giả định ban đầu này bằng giọng nói của các công cụ khách hàng từ quy trình DMAIC và / hoặc chỉ định là quan trọng đối với chất lượng, tốc độ hoặc chi phí. Cuối cùng, nhóm có thể xác định đầu vào hoặc thông tin nào là cần thiết để thực hiện quy trình đó (I) và ai cung cấp đầu vào đó (S). Việc động não và ưu tiên các đầu vào quan trọng này kết thúc các hoạt động xung quanh việc xây dựng SIPOC. Dưới đây là một số khái niệm khác về việc xây dựng sơ đồ SIPOC:
Đầu ra: Đầu ra được định nghĩa là bất cứ thứ gì mà đơn vị kinh doanh phân phối. Tần suất / thời gian được liệt kê cùng với đầu ra. Ví dụ về đầu ra sẽ là báo cáo, xếp hạng, sản phẩm, tài liệu, v.v.
Người nhận (khách hàng): Một người nhận được định nghĩa là bất kỳ ai nhận được kết quả đầu ra. Điều quan trọng cần lưu ý là người nhận phải nhận được đầu ra trực tiếp từ đơn vị kinh doanh và không nhất thiết phải là người sử dụng đầu ra. Nếu đầu ra được nhận từ bên thứ ba, họ không phải là người nhận. Ví dụ về người nhận sẽ là một người quản lý, CEO, ban giám đốc, một bộ phận khác.
Cuối cùng, lý do một lần tham gia DỰ ÁN LEAN nhiều lần bắt đầu bằng việc xây dựng sơ đồ SIPOC là bước đầu tiên trong bài tập lập bản đồ quy trình có ba lần trong tự nhiên:
Một sơ đồ SIPOC nhanh chóng và dễ dàng nắm bắt được hiện tại hoặc là trạng thái của tổ chức và các quy trình được đề cập.
Bài tập SIPOC đưa các cộng sự lại với nhau theo cách không đe dọa, xây dựng tinh thần đồng đội và động lực cho sự nghiệp xung quanh văn hóa và tìm hiểu về LEAN.
Công cụ SIPOC cho phép nhóm nghiên cứu xem xét tất cả các quy trình theo cách có thể xác định các bước tiếp theo và các nguồn lực hạn chế được chỉ định trong giai đoạn tiếp theo của các quy trình với danh sách khách quan nhất về các cơ hội quan trọng nhất của dự án.
(Nguồn gốc:Isixsigma Insight)
Nhận xét
Đăng nhận xét