Quá trình trực quan hóa và giảm chi phí thông qua MFCA

 Phiên bản MFCA đơn giản hóa giúp các doanh nghiệp vừa và nhỏ dễ dàng hưởng lợi hơn

Alex Yap

18 December 2019

Giới thiệu

Hiện tại, các doanh nghiệp vừa và nhỏ phải đối mặt với áp lực để cải tiến hiệu quả sản xuất, giảm tác động môi trường và giảm chi phí hoạt động. Hạch toán chi phí dòng nguyên liệu (MFCA), một công cụ Năng suất xanh đồng thời nâng cao năng suất và hiệu suất môi trường, có thể giúp các doanh nghiệp vừa và nhỏ cải tiến hiệu suất kinh tế và môi trường.

MFCA ban đầu được phát triển bởi Viện quản lý fut und Umwelt, Đức và được giới thiệu đến Nhật Bản vào năm 1999. Thuộc Bộ Môi trường và Bộ Kinh tế, Thương mại và Công nghiệp (METI), MFCA đã phát triển nhanh chóng tại Nhật Bản. Năm 1999, METI bắt đầu Dự án Kế toán Quản lý Môi trường với các nghiên cứu thí điểm tại các công ty Nhật Bản được lựa chọn đã chứng minh tính hiệu quả của MFCA. Giải thưởng MFCA đã được đưa ra tại Diễn đàn hiệu quả sinh thái năm 2006. Các sáng kiến ​​của Nhật Bản để biến MFCA thành một tiêu chuẩn quốc tế dẫn đến việc xuất bản ISO 14051 vào năm 2011.

Sau khi phát hành ISO 14051 và được Tổ chức Năng suất Châu Á (APO) phát hành, nghiên cứu về các ứng dụng của MFCA đã đạt đến đỉnh cao. Tuy nhiên, những khó khăn trong tính toán và thu thập dữ liệu vẫn là những thách thức lớn đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ đang cố gắng cải tiến hiệu suất với MFCA. Do đó, một phiên bản đơn giản của MFCA bao gồm trực quan hóa dòng tài nguyên trong một trung tâm số lượng đơn lẻ để bắt đầu các hoạt động giảm chi phí tiếp theo do đó được phát triển dành riêng cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ với nguồn lực rất hạn chế.

Phương pháp tiếp cận trực quan hóa

Việc áp dụng các nguyên tắc chính của MFCA như liên kết dữ liệu tiền tệ và phân bổ chi phí cho tổn thất vật chất (Hình 1) giúp các tổ chức xác định chi phí chất thải phát sinh từ các hoạt động thường ngày. Thông tin được hình dung ở cả khối lượng và tiền tệ sau đó đóng vai trò là động lực thúc đẩy và nâng cao nhận thức về các sáng kiến giảm chi phí.

Figure 1. MFCA method assigning costs to all elements (raw material, energy, labor, etc.) contributing to the intentional or unintentional production of waste.

Để xác định các khu vực có sự lãng phí/ chất thải rất cao, mô hình dòng chảy được thiết lập cho một sản phẩm được chọn. Khối lượng hữu hình của tất cả các yếu tố đầu vào cần thiết như nguyên liệu thô, điện, lao động trực tiếp, hóa chất, vật liệu đóng gói, v.v. được truy tìm qua tất cả các giai đoạn của quy trình sản xuất với các yếu tố cơ bản của khối lượng cơ bản của MFCA.

Chi phí tài nguyên được phân bổ theo tỷ lệ của sản phẩm và chất thải tích cực, được gọi là sản phẩm tiêu cực, trong bối cảnh MFCA. Mô hình dòng chảy MFCA giúp trực quan hóa các luồng tài nguyên theo cả hai khía cạnh định lượng và tiền tệ và các khu vực xác định chính xác để cải tiến với các giá trị ước tính do thực hiện hành động cải tiến (Hình 2).

Figure 2. Visualizing waste from each process step in the MFCA approach.

Phương pháp trực quan hóa đơn giản các quá trình

Phương pháp trực quan hóa quy trình MFCA có thể dễ dàng được đơn giản hóa để điều chỉnh theo tình huống của hầu hết các doanh nghiệp vừa và nhỏ thường bị thiếu các bản ghi dữ liệu lịch sử cần thiết cho tính toán MFCA. Quá trình trực quan hóa có thể dựa trên một trung tâm số lượng duy nhất đại diện cho các hoạt động tổng thể chỉ sử dụng một tháng dữ liệu (Hình 3).

Trung tâm đơn giản hóa số liệu có thể được thành lập trong một thời gian ngắn để thuyết phục ban quản lý các doanh nghiệp vừa và nhỏ về các khoản tiết kiệm tiền tệ tiềm năng từ các sản phẩm tiêu cực hoặc chất thải. Nếu không có thông tin chi phí như đơn giá tài nguyên, thì ước tính dựa trên giá thị trường trung bình có thể được sử dụng để tính toán MFCA, điều này cũng vượt qua thách thức điển hình về hạn chế thông tin chi phí ở hầu hết các doanh nghiệp vừa và nhỏ.

Figure 3. MFCA visualization process based on a single quantity center representing overall SME operations.

Tuy nhiên, những nỗ lực của MFCA trong các tổ chức được thành lập nhiều hơn vẫn có thể dựa vào các bước trình tự hành động của chương trình cấu trúc. Do đó, việc triển khai MFCA có thể được chia thành bảy bước thực hiện được minh họa trong Hình 4 ở cả doanh nghiệp lớn và doanh nghiệp vừa và nhỏ.

Figure 4. Seven implementation steps of MFCA.

1. Lập kế hoạch nhóm MFCA

Trong bước đầu thực hiện MFCA, ban lãnh đạo cao nhất cần được thông báo về cách tiếp cận và kết quả mong đợi để đạt được cam kết. Vai trò và trách nhiệm được xác định rõ ràng của các thành viên tham gia là cần thiết để đảm bảo thực hiện thành công MFCA. Rất hữu ích khi chỉ định một ủy ban làm việc trong việc thực hiện các dự án MFCA.

2. Hoạch định dòng nguyên liệu

Ủy ban MFCA xác định các sản phẩm / quy trình mục tiêu và ranh giới dự án để tạo ra mô hình dòng nguyên liệu. Điều này liên quan đến việc xác định các sản phẩm tích cực và tiêu cực trong từng bước của quy trình (hoặc trong một trung tâm số lượng duy nhất trong phiên bản đơn giản của MFCA dành cho doanh nghiệp nhỏ) trong phạm vi ranh giới.

3. Thu thập dữ liệu

Các quy trình hoặc các bước khác nhau được xác định trong mô hình dòng vật liệu được xác định là trung tâm số lượng và khái niệm cân bằng khối lượng được áp dụng cho từng mô hình. Trước khi thu thập dữ liệu ban đầu, các đơn vị vật lý của mỗi vật liệu phải được xác định.

4. Tính toán chi phí

Mẫu ma trận dòng vật liệu ở định dạng bảng tính Excel rất hữu ích cho việc tính toán chi phí. Người dùng nhập thông tin về vật liệu được sử dụng với phân bổ chi phí cho năng lượng, hệ thống, vật liệu và quản lý chất thải.

5. Ma trận chi phí nguyên vật liệu

Ma trận chi phí dòng nguyên liệu cho thấy chi phí tương đối của cả sản phẩm tích cực và tiêu cực trong nháy mắt. Nó được sử dụng như một công cụ truyền thông bằng cách:

• quản lý để hỗ trợ ra quyết định; và

• nhân viên trực quan hóa các thay đổi sẽ được thực hiện để giảm tỷ lệ phần trăm sản phẩm âm.

7. Cơ hội cải tiến

Phân tích tổn thất được thực hiện để xác định chi phí sản phẩm âm bằng cách chia nhỏ chúng thành:

• các loại sản phẩm âm tính; và

• mỗi trung tâm số lượng cá nhân

Các hoạt động cải tiến tiếp theo như vòng kiểm soát chất lượng (QCCS), kaizen hoặc Six Sigma sau đó có thể tập trung vào kết quả phân tích tổn thất.

8. Tác động cải tiến MFCA

Bước cuối cùng là tích hợp MFCA vào các hệ thống quản lý tổ chức hiện có như ISO 9001 và ISO 14001 để đảm bảo các hoạt động cải tiến liên tục bền vững trong việc giảm chi phí, hoạt động môi trường hoặc thậm chí là một phần của các hoạt động trách nhiệm xã hội của tổ chức.

Các ví dụ thành công về việc áp dụng MFCA đơn giản hóa

ví dụ 1

Công ty sản xuất lót phanh A đã đạt được mức tiết kiệm đáng kể về chi phí cũng như hiệu quả môi trường tốt hơn sau khi giới thiệu MFCA.

Trước khi áp dụng MFCA, đội ngũ quản lý của Công ty A tin rằng các quy trình sản xuất hiện tại có tỷ lệ loại bỏ rất thấp là 0,3% và do đó rất ít có thể cải tiến hoạt động.

Tuy nhiên, khi phân tích MFCA dựa trên chi phí được thực hiện thay vì chỉ đếm số lượng sản phẩm bị lỗi, khối lượng chất thải chiếm 18% tổng chi phí đầu vào (Hình 6.) Con số đó gây bất ngờ cho đội ngũ quản lý của Công ty A và đã đồng ý rằng các biện pháp đối phó ngay lập tức là cần thiết.

Là một trong những biện pháp đối phó được thực hiện, Công ty A đã sửa đổi một khuôn mẫu sản phẩm để sản xuất một mảnh bán thành phẩm hình chữ nhật gần như mỏng hơn so với trước đó. Các mảnh mỏng hơn đòi hỏi ít vật liệu hơn, sử dụng ít thời gian và điện hơn để mài và tạo ra chất thải ít hơn. Khuôn được sửa đổi làm giảm độ dày mài từ 1,5 mm xuống 0,8 mm, giúp giảm 47% tổn thất vật liệu và tiết kiệm tiền là 130.500 USD mỗi năm (Hình 7). Một lợi ích khác là tác động môi trường thấp hơn với việc sử dụng điện ít hơn và giảm lượng carbon dioxide tương đương (một chỉ số đo lường tác động môi trường quan trọng) trong quá trình sản xuất.

Phần kết luận

MFCA đã nhiều lần được chứng minh là hỗ trợ các tổ chức trực quan hóa rõ ràng dòng tài nguyên. Nó dẫn đến các cải tiến liên kết về cả hiệu suất môi trường và chi phí, mặc dù có những hạn chế về tính khả dụng của dữ liệu và thiếu kinh nghiệm trong tính toán. Điều quan trọng cần nhớ là các sáng kiến cải tiến liên tục cho các tổ chức thuộc mọi quy mô nên bắt đầu bằng cách trực quan hóa dòng tổng tài nguyên trước khi xác định một khu vực cụ thể để giải quyết trước. Cả hai phiên bản truyền thống và đơn giản hóa của MFCA đều cung cấp thông tin toàn diện về chi phí lãng phí, tạo ra nhận thức và động lực cho các tổ chức, đặc biệt là các doanh nghiệp vừa và nhỏ để triển khai các nỗ lực cải tiến.