Chuyển đến nội dung chính

Case study: DMAIC project cải tiến việc thực hiện các nhiệm vụ đúng giờ trong bệnh viện

Sau khi tốt nghiệp trường y, phần lớn sinh viên y khoa tham gia chương trình bác sĩ nội trú, nơi có một số lượng đáng kể bác sĩ được đào tạo lâm sàng.
Bác sĩ nội trú cung cấp một giá trị gia tăng đáng kể cho cư dân cũng như các bệnh viện giảng dạy lưu trữ các chương trình cư trú. Trong thời gian nội trú,bác sĩ ngày càng tiếp xúc với nhiều chuyên ngành lâm sàng, thực hành và nhiệm vụ cũng như vô số hạng mục hành chính phải hoàn thành để ghi lại khả năng thực hiện các chức năng lâm sàng trên bệnh nhân. Ngoài ra, các bệnh viện có thể bù đắp sự thiếu hụt bác sĩ chuyên khoa bằng cách sử dụng bác sĩ nội trú để chăm sóc và có khả năng tạo ra doanh thu đáng kể từ việc lưu trữ một chương trình nội trú.

Bất chấp những lợi ích của các chương trình cư trú, có những rủi ro cố hữu mà bệnh viện phải gánh chịu bằng cách sử dụng bác sĩ nội trú để chăm sóc. Ngoài nguy cơ rõ ràng về kết quả bất lợi của bệnh nhân và các sự kiện trọng tâm (xảy ra bất ngờ trong môi trường chăm sóc sức khỏe dẫn đến thương tích nghiêm trọng hoặc tử vong), còn có một rủi ro phổ biến hơn liên quan đến việc hoàn thành các nhiệm vụ hành chính bắt buộc. Trong khi kết quả bệnh nhân bất lợi là một mối đe dọa nghiêm trọng, khả năng xảy ra của họ là thấp và khả năng phát hiện là cao. Người dân không thực hiện chăm sóc cho bệnh nhân mà không có sự giám sát của bác sĩ chuyên khoa. Cư dân cũng thường xuyên đặt câu hỏi để kiểm tra chéo các bác sĩ khác như một phần của quá trình học tập, giảm thiểu rủi ro về kết quả bất lợi và các sự kiện trọng tâm.

Tuy nhiên, các NHIỆM VỤ HÀNH CHÍNH thường được xem là có ít giá trị gia tăng của cả bác sĩ nội trú và bác sĩ chuyên khoa. Họ thường xuyên bị đẩy xuống cuối danh sách việc cần làm khi triển vọng của một cuộc phẫu thuật hoặc một trường hợp lâm sàng hiếm gặp; có rất ít khả năng phát hiện khi chúng chưa hoàn thành cho đến khi quá muộn. Không hoàn thành một nhiệm vụ hành chính có thể sẽ không dẫn đến một sự kiện an toàn cho bệnh nhân nghiêm trọng, nhưng có khả năng cao các nhiệm vụ không được hoàn thành, khả năng phát hiện hạn chế khi chúng chưa hoàn thành và cuối cùng, khả năng mất doanh thu từ chương trình nội trú khi kiểm toán bên ngoài mang lại rằng các nhiệm vụ hành chính không được ghi chép lại một cách thích hợp.


Xác định vấn đề
Để giúp tập trung nhóm, trưởng dự án bắt đầu với một điều lệ dự án để xác định vấn đề họ đang cố gắng giải quyết cũng như mục tiêu mà họ đang hướng tới.

Báo cáo sự cố: Từ tháng 4 năm 2018 đến tháng 6 năm 2018, 38 phần trăm nhiệm vụ thường trú (62 trong số 163 cơ hội) đã không được hoàn thành đúng hạn và do đó, đã quá hạn. Điều này là xấu vì những nhiệm vụ này là yêu cầu đối với Hội đồng Kiểm định Giáo dục Y khoa sau đại học (ACGME), Phòng Giáo dục Y tế và / hoặc Chương trình Chỉnh hình. Nếu nhiệm vụ thường trú không được hoàn thành đúng hạn có thể dẫn đến việc bác sĩ nội trú bị đuổi khỏi chương trình đào tạo.

Mục tiêu: Mục tiêu chính là giảm tỷ lệ nợ quá hạn của nhiệm vụ thường trú từ 38% xuống 23% vào ngày 30 tháng 9 năm 2018.

Trường hợp kinh doanh: Giảm rủi ro là trường hợp kinh doanh chính ở chỗ bằng cách tăng tỷ lệ hoàn thành đúng hạn của các nhiệm vụ cư trú, chúng tôi sẽ giảm thiểu rủi ro cư dân khỏi chương trình một cách hiệu quả. Các cơ sở chăm sóc sức khỏe trả khoảng $ 144.000 mỗi năm cho mỗi bác sĩ nội trú. Nếu một bác sĩ nội trú bị đuổi khỏi chương trình, bệnh viện sẽ mất số tiền đó.

Ngoài ra, bằng cách tăng tỷ lệ hoàn thành đúng hạn, chúng tôi sẽ tăng sự hài lòng trong công việc của điều phối viên chương trình và bác sĩ nội trú. Điều này, đến lượt nó, đảm bảo duy trì chương trình bằng cách giảm hiệu quả thời gian khắc phục hiệu suất kém và giảm nguy cơ sa thải cư dân.

Phạm vi dự án: Quá trình bắt đầu với định hướng bác sĩ nội trú mới và kết thúc bằng đánh giá điểm kiểm tra bác sĩ nội trú sáu tháng.

Cả hai phân tích SIPOC (nhà cung cấp, đầu vào, quy trình, đầu ra, khách hàng) và mô hình Kano đều được sử dụng trong giai đoạn Xác định để xác định cơ sở khách hàng và sở thích của khách hàng (Hình 1 và 2). Phân tích SIPOC trong Hình 1 đã xác định số liệu kết quả chính, cơ sở khách hàng và tổng quan cấp cao về trạng thái hiện tại của quy trình. Hình 2 cho thấy mô hình Kano đã được sử dụng để xác định sở thích của khách hàng.

Figure 1: SIPOC Analysis

Đo lường và phân tích dữ liệu
Một kế hoạch thu thập dữ liệu đã được hoàn thành trước tiên để xác định nhiệm vụ quản trị nào là trọng tâm chính của dự án. Nhóm đã xác định rằng các nhiệm vụ cần thiết của ACGME là trọng tâm chính vì chúng sẽ là trọng tâm của một cuộc kiểm toán bên ngoài được thực hiện bởi ACGME. Dữ liệu sau đó được thu thập để xác định tỷ lệ nợ quá hạn cơ bản cho từng nhiệm vụ này cũng như tỷ lệ phạm pháp kết hợp cho tất cả các nhiệm vụ (Hình 3). Chỉ số kết quả chính của dự án là tỷ lệ nợ quá hạn kết hợp, được xác định là 38% (62 trong số 163 cơ hội) trong khoảng thời gian đo lường từ tháng 4 năm 2018 đến tháng 6 năm 2018.
Figure 2: Kano Model

Nhóm nghiên cứu đã cân nhắc các nguyên nhân gốc tiềm năng liên quan đến tỷ lệ sai phạm là 38% và đã sử dụng đa biểu quyết để xác định nguyên nhân gốc rễ.

Kết quả của hoạt động đa phiếu biểu thị rằng các nguyên nhân gốc chính là sau:

Nhiệm vụ quá tẻ nhạt và tốn thời gian.
Quá nhiều yêu cầu tồn tại.
Không có cấu trúc trách nhiệm tại chỗ.

Figure 4: Results from the Multi-Vote on the Potential Root Causes
Nhóm đã xác định rằng tổ chức có ít quyền kiểm soát đối với hai nguyên nhân gốc đầu tiên, do đó, lần lượt, đã chọn xác định các giải pháp sẽ giải quyết việc thiếu cấu trúc trách nhiệm.

Cải tiến quy trình
Sau khi xác định được nguyên nhân gốc rễ, nhóm nghiên cứu đã thực hiện một hoạt động động tấn công não thứ hai để phát triển một danh sách các giải pháp giúp tăng cường trách nhiệm. Kế hoạch xác định và giảm thiểu rủi ro sau đó được đưa ra cho từng giải pháp nhằm giúp xác định giải pháp nào mang rủi ro thấp nhất nếu được thực hiện.

Một bảng hiển thị trực quan đã được chọn làm giải pháp cải tiến cho rằng nó nhanh chóng và dễ thực hiện với các rủi ro ít có liên quan đến nó. Ngoài ra, bảng hiển thị trực quan thường được sử dụng trong các dự án cải tiến quy trình vì tính hiệu quả của chúng với các sáng kiến ​​cải tiến quy trình dài hạn. Nhóm đã chọn sử dụng kết hợp màu sắc, số và ký hiệu để biểu thị tiến trình. Có một vài cá nhân trong nhóm có màu xanh đỏ và sẽ không được hưởng lợi từ màu sắc như một chỉ báo về sự tiến bộ. Hình 5 cho thấy bảng hiển thị hình ảnh được thực hiện trong phòng giảng dạy giáo khoa chỉnh hình. Cư dân có các cuộc họp hàng ngày trong phòng giảng và do đó có thể thấy sự tiến bộ của họ mỗi ngày.
Figure 5: Ortho Task Master Visual Board

Đạt được và duy trì kết quả
Sau khi xây dựng và triển khai bảng trách nhiệm trực quan, nhóm đã hoàn thiện kế hoạch kiểm soát của mình để đảm bảo tính bền vững lâu dài của cải tiến. Kế hoạch kiểm soát đã phác thảo các kiểm tra chéo khác nhau cũng như các mốc thời gian được xác định cho thời điểm - và cách thức - phản ứng dựa trên mức độ sai phạm cho từng nhiệm vụ hành chính.

Nhóm cảm thấy rằng tất cả các nhiệm vụ theo yêu cầu của ACGME đều quan trọng, nhưng một số nhiệm vụ không thể được thực hiện nếu thời hạn hoàn thành chúng đã hết. Do đó, kế hoạch kiểm soát đã thiết lập các phản ứng mạnh mẽ hơn cho việc phạm pháp trong các nhiệm vụ đó khi so sánh với các nhiệm vụ có thể được thực hiện nếu một cư dân bị tụt lại phía sau. Sau khi thực hiện, nhóm đã thu thập dữ liệu kiểm soát để theo dõi sự thành công của giải pháp. Sau khi dữ liệu cải tiến được thu thập, một thử nghiệm chi bình phương xác định xem kết quả có khác biệt đáng kể so với kết quả cơ bản hay không. Các kết quả cải thiện (được hiển thị trong bảng dưới đây) cho thấy sự cải thiện đáng kể về mặt thống kê ở ba trong số bảy loại bao gồm tỷ lệ nợ tổng thể, là chỉ số kết quả chính cho dự án.

Đạt được mục tiêu! Mục tiêu chính là giảm tỷ lệ sai phạm của nhiệm vụ thường trú từ 38% xuống 23%; trên thực tế, dự án đã vượt qua mục tiêu đó với tỷ lệ nợ chậm trễ sau khi thực hiện là 20%.

Bước tiếp theo
Trong khi mục tiêu chính của dự án đã được đáp ứng, nhóm nghiên cứu cảm thấy như vẫn còn nhiều cơ hội để cải tiến liên tục sẽ làm giảm thêm tỷ lệ nợ quá hạn.

Cơ hội đầu tiên là xác định nguyên nhân gốc rễ liên quan đến tỷ lệ nợ quá hạn đối với các nhiệm vụ không cho thấy sự cải thiện đáng kể về mặt thống kê.
Nhóm nghiên cứu cảm thấy rằng chương trình sẽ có ích khi khám phá thêm khả năng bác sĩ nội trú hoàn thành nhiệm vụ đúng giờ trong thời gian cư trú của họ chuyển sang khả năng quản lý nhiệm vụ của họ như thế nào khi họ tốt nghiệp nội trú và chuyển sang làm bác sĩ tham gia vai trò.
Tiếp theo, nhóm muốn xem xét các đợt xảy ra trong quy trình để hoàn thành các nhiệm vụ; tiến tới một dòng chảy liên tục hơn có thể mang lại những cải tiến hơn nữa.
Cuối cùng, nhóm đã lên kế hoạch xem xét các cách bổ sung để làm cho bảng trực quan trở nên thú vị để tăng tình bạn giữa các cư dân và tăng cường trách nhiệm ngang hàng, do đó cải thiện hơn nữa tỷ lệ sai phạm.


www.isixsigma.com

Nhận xét

Bài đăng phổ biến từ blog này

40 NGUYÊN TẮC - THỦ THUẬT SÁNG TẠO TRIZ

40 NGUYÊN TẮC - THỦ THUẬT SÁNG TẠO
Sáng tạo là hoạt động tạo ra bất kì cái gì mới và cái mới đó đem lại ích lợi.
Ví dụ:
Học sinh tự tìm ra cách giải mới có thể giải được bài tập một cách nhanh chóng và hiệu quả.Người bán hàng sử dụng cách tiếp thị mới thu hút khách hàng, bán được nhiều sản phẩm hơn.Acsimet tìm ra lực đẩy của nước (lực đẩy Acsimet) xác định người thợ kim hoàn gian lận vàng của vua.Thần đèn Nguyễn Cẩm Lũy tìm ra cách dời những ngôi nhà với kích thước rất lớn từ nơi này đến nơi khác.
Thủ thuật là thao tác tư duy đơn lẻ kiểu: hãy đặc biệt hoá bài toán, hãy phân nhỏ đối tượng, hãy làm ngược lại... 
1. Nguyên tắc phân nhỏ
a) Chia đối tượng thành các phần độc lập.
-Để di chuyển 100 cái ghế ra khỏi phòng, đòi hỏi phải khiêng từng cái.
b) Làm đối tượng trở nên tháo lắp được.
- Máy vi tính gồm có các thành phần như thùng máy, màn hình, ram, ổ cứng, ổ dvd ...có thể tháo lắp được.
Khi máy tính bị sự cố, chỉ cần xác định bộ phận nào bị hư, và thay thế bộ phận đó, không cần phải thay toàn b…

50 câu hỏi cho phương pháp SCAMPER

SCAMPER là phương pháp khá nổi tiếng và phổ biến tại nhiều nước
Kỹ thuật dựa trên lý thuyết rằng mọi phát minh mới hoặc đổi mới, theo một cách nào đó, hình dạng, hình thức hoặc chức năng, một sự thích ứng của một cái gì đó đã tồn tại hoặc đã tồn tại.
Từ SCAMPER là một từ viết tắt phục vụ như một danh sách kiểm tra đổi mới. Mỗi chữ cái viết tắt gợi ý một cách khác nhau nhóm có thể gắn với các đặc điểm của một sản phẩm, dịch vụ hoặc quy trình để kích thích những ý tưởng hoàn toàn mới:
S = Thay thế một cái gì đó
C = Kết hợp nó với một cái gì đó khác
A = Thích ứng một cái gì đó (một ý tưởng khác, một phần,   quá trình, v.v.)
M = Sửa đổi, phóng to hoặc thu nhỏ
P = Đưa vào sử dụng khác
E = Loại bỏ (hoặc đơn giản hóa) một cái gì đó
R = Sắp xếp lại (hoặc đảo ngược)

Alex Osborn ban đầu đã phát triển một danh sách "Câu hỏi thúc đẩy ý tưởng" của mọi người là cơ sở
của kỹ thuật. Họ sau đó đã được sắp xếp và được phát triển thêm bởi tác giả Bob Eberle.

Cách thức hoạt động của SCAMPER:
1…

Một số ví dụ về POKA YOKE

Poka Yoke là gì?
Poka Yoke, nghĩa là chống lỗi theo tiếng Nhật, ngăn ngừa những sai lầm có thể tránh được xảy ra. Điều này áp dụng cho bất kỳ môi trường nào, có thể là trong sản xuất, bệnh viện hoặc thậm chí trong nhà. Mục đích của việc chống lỗi là để loại bỏ nhu cầu mọi người nghĩ về các sản phẩm hoặc quy trình họ đang sử dụng. Điều này là do các sản phẩm có thiết kế khiến cho không thể sử dụng chúng sai cách. Khi ai đó sử dụng sản phẩm sai cách, nó không hoạt động và người dùng thấy rằng họ đang làm sai. Các tính năng thiết kế đơn giản nhưng hiệu quả làm cho các lỗi khó xảy ra trong quá trình sử dụng sản phẩm.
Nguồn gốc và ứng dụng
Khái niệm được phát triển từ nhu cầu đạt được chất lượng trong các quy trình sản xuất. Đó là Shigeo Shingo, một trong những người tiên phong của Hệ thống sản xuất Toyota, người đã đề xuất khái niệm này. Ông là một bậc thầy chất lượng, người đã đề xuất ý tưởng ‘Zero Defects, là một mô hình chất lượng. Suy nghĩ là một quá trình sẽ có thể phát hiện và ngăn ngừa l…